POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Siguiendo los preceptos de nuestra constitución política en Colombia, donde se consagra el derecho que tenemos todos a conocer, actualizar y rectificar la información de exista sobre nosotros en toda base de datos o archivos de entidades públicas y privadas.  Donde también se consagra que todas las personas debemos respetar y hacer respetar estos derechos. Beyond Green Store, está comprometida con el cumplimiento de toda regulación o norma al respeto. 

En desarrollo de su objeto social, nuestra compañía todos los días, recibe, transmite a terceros y trata los datos personales de nuestros clientes y usuarios. De allí que todas las acciones que ejerzan en tal sentido estarán regladas por las siguientes normas, las cuales son de estricto cumplimiento. Las cuales se llamarán en adelante las POLITICAS.

El objetivo de las presentes POLITICAS, es garantizar a todos nuestros clientes y usuarios, el adecuado cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales 1581 de 2012 así como todos los decretos que la adicionen o modifiquen.

DEFINICIONES. 

Las palabras y términos que a continuación se definen se les asignará el significado exacto que allí se detalla, sin importar si son escritas en mayúscula, minúscula, singular, plural o en un modo determinado. Y se aplicarán para interpretar y analizar la relación contractual que surge entre el CLIENTE O USUARIO y Beyond Green Store, así como el alcance de cualquier novedad que surja entre las partes.

AUTORIZACIÓN: significa el consentimiento previo, expreso e informado del Titular del dato para llevar a cabo el Tratamiento. Esta puede ser: escrita, verbal o a través de conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular aceptó el Tratamiento de sus datos.

AUTORIZADO:  Significa todas las personas que bajo responsabilidad de la Beyond Green Store, sus Encargados o aliados comerciales pueden realizar Tratamiento de Datos Personales en virtud de la Autorización otorgada por el Titular.

BASE DE DATOS: significa el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

CONSULTA: significa la solicitud del Titular del Dato Personal, de las personas autorizadas por éste, o las autorizadas por ley, para conocer la información que reposa sobre él en las Bases de Datos de la Compañía.

DATO PERSONAL: significa cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables. Los Datos Personales incluyen, pero no se limitan a, datos de identificación, información de contacto y de localización (incluida la geolocalización), datos catalogados como sensibles, información financiera, preferencias y comportamientos de consumo, datos inferidos a partir de información observada o entregada directamente por el titular o por terceros e información demográfica y transaccional.

DATO PERSONAL PRIVADO: significa el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

DATO PERSONAL PÚBLICO: significa el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Por ejemplo: los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los Datos Personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del CC.).

Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del Titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

DATO PERSONAL SEMIPRIVADO: significa el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general. Por ejemplo: el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

DATO PERSONAL SENSIBLE: significa el dato que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotografías, grabaciones en cámaras de seguridad), entre otros.

ENCARGADO: significa la persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos por cuenta del Responsable del Tratamiento.

ENTIDADES VINCULADAS: Son las personas jurídicas con las cuales La Compañía tiene a) relaciones contractuales estratégicas o comerciales como lo son nuestras empresas transportadoras, por ejemplo. 

RECLAMO: significa la solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

RESPONSABLE: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

TITULAR DEL DATO: significa la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

TRATAMIENTO: significa cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales como, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación, transferencia, transmisión, actualización o supresión de los Datos Personales, entre otros.

TRANSMISIÓN: significa el Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

TRANSFERENCIA: significa el Tratamiento de Datos Personales que tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD: paso previo que debe surtir el Titular antes de interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Este consiste en una reclamación directa al Encargado o Responsable de sus Datos Personales.

PRINCIPIOS

PRINCIPIO DE LIBERTAD: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.

PRINCIPIO DE LIMITACIÓN DE LA RECOLECCIÓN: Sólo deben recolectarse los Datos Personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del Tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de Datos Personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular de forma previa, clara y suficiente. No podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando la Compañía lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos en caso de ser procedente.

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: Cada persona vinculada con la Compañía deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la misma para otorgar seguridad a los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

PRINCIPIO DE ACCESO RESTRINGIDO: Sólo se permitirá acceso a los Datos Personales a las siguientes personas: Al Titular del dato. A las personas autorizadas por el Titular del dato. Y a las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.

Los Datos Personales pueden ser Tratados por aquel personal de La Compañía que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. Además de los consultores, asesores, terceros encargados, aliados comerciales y/o Entidades Vinculadas a las que se les podrá transferir la información tales como nuestras trasportadoras.

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

TRATAMIENTO DE DATOS.

Beyond Green Store realizará el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular, la ley o las entidades públicas para el cumplimiento de las actividades propias de su objeto social como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios que ésta o sus Entidades Vinculadas ofrecen.

El Tratamiento de los Datos Personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información. 

La Beyond Green Store también podrá tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:

- Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con la Compañía, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por ésta, que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.

- Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales como análisis de consumo, perfilamiento de clientes, trazabilidad de marca, envío de beneficios, publicidad, promociones, ofertas, novedades, descuentos, programas de fidelización de clientes, investigación de mercado, generación de campañas y eventos de marcas propias o de aliados comerciales.

- Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales la Empresa tenga relaciones contractuales o legales. Gestionar consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los servicios y productos ofrecidos por o adquiridos en Beyond Green Store. Realizar Encuestas de satisfacción. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir Datos Personales dentro y fuera del país a las compañías como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.

- Llevar a cabo análisis estadísticos, facturación, ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios, telemercadeo, cobranzas relacionadas con Beyond Green Store. Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo. Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.

Al aceptar el tratamiento de los datos personales a La Compañía, además, el titular autoriza al responsable a transferir los datos personales a las Entidades Vinculadas para que estas empresas puedan tratar los datos, en su beneficio, para las mismas finalidades indicadas.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento en cada caso, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS. 

Los Titulares de los Datos personales, tienen derecho a:

- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular.

- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

- Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes de la Compañía cuando obra como Responsable:

Respecto del Titular del dato.

- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos mencionados en las presentes políticas.

- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la Autorización otorgada por el Titular. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus Datos Personales.

Respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales:

- Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política.

- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

- Actualizar la información cuando sea necesario.

- Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente.

 Respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio:

- Informarle cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DE LA AUTORIZACIÓN:

Autorización para el Tratamiento de Datos.

Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus Datos Personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública.

Para obtener la autorización, es necesario informarle al Titular de los Datos Personales de forma clara y expresa lo siguiente:

- El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo;

- El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

- Los derechos que le asisten como Titular previstos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;

- La identificación, dirección física o electrónica de la Compañía.

La Autorización del Titular debe obtenerse a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, facturas o cupones seriados, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, formato de PQR, mensajes de datos o Apps.

En todos los casos, se debe dejar prueba del cumplimiento de los puntos anteriores.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento.

Transferencias nacionales de Datos Personales

La Compañía podrá realizar transferencias de datos a otros Responsables del Tratamiento cuando así esté autorizado por el Titular de la información, por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

Procedimiento para que los Titulares puedan ejercer sus derechos:

Para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten a los Titulares de los Datos Personales, o a las personas legitimadas por ley para tal efecto, Beyond Green Store dispone del correo electrónico [email protected] a través del cual se podrán presentar todas las consultas, quejas y/o reclamos asociados al derecho de Habeas Data. No olvides poner el objeto del correo la palabra HABEAS DATA para identificar tu caso de inmediato.

Todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposan en la Compañía se podrán realizar a través del mencionado correo electrónico en el cual constará la fecha de recibo de la consulta y la identidad del solicitante.

El reclamo debe dirigirse a NEW WORLD LUXURY SAS. / BEYOND GREEN STORE y contener como mínimo la siguiente información:

- Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.

- Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.

- Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

Una vez recibida la solicitud se procederá con la verificación de la identidad del peticionario o de la legitimación de éste para tal fin. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se deberá informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la solicitud o el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Persona o área responsable de la protección de los Datos Personales

El Oficial de Protección de Datos Personales es la persona encargada de la función de protección de datos, la cual se puede contactar a través del email [email protected] y [email protected] 

Datos del Responsable del Tratamiento

Razón social: NEW WORLD LUXURY SAS.

Nombre comercial: BEYOND GREEN STORE / BEYOND GREEN STORE CO

NIT: 901.248.261 – 1 

Dirección: Carrera 11 # 121 – 49 Bogotá - Colombia

Correo Electrónico: [email protected]

Teléfono: 3164540909

Página web: www.beyondgreen.com.co

POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

La Compañía adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los Datos Personales a los que les da Tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento a éstos. Para tal fin, ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el Personal que tenga acceso a estos datos y/o a los sistemas de información.

El Tratamiento de los Datos Personales será desde el inicio del Evento hasta el día en que NEW WORLD LUXURY SAS. se disuelva y se liquide o hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales.

Ajustes a la política de Tratamiento de Datos Personales

Con miras a mantener la vigencia de la política, la Compañía puede ajustarla y modificarla, indicando la fecha de la actualización en la página web o mediante el empleo de otros medios, como mensajes de datos, materiales físicos en los puntos de venta, etc.

VERSIÓN DE 31/08/2020 REDACTADA Y APROBADA POR EL REPRESENTANTE LEGAL Y EL REPRESENTANTE LEGAL SUPLENTE.